Tek Temsilci (Only Representative) Nedir? KKDİK Kapsamında Uçtan Uca Rehber (TPR Dahil)

Türkiye’de kimyasal maddelerin kaydı ve tedarik zinciri uyumu, KKDİK yükümlülükleriyle birlikte “kimin ithalatçı sayıldığı” ve “kayıt sorumluluğunu kimin yönettiği” sorularına dayanır. Türkiye dışında yerleşik üreticiler için bu sorunun cevabı çoğu zaman Tek Temsilci (TT / Only Representative) modelidir.

Bu yazıda:

• KKDİK’te Tek Temsilci’nin ne olduğunu,
• kimlerin atayabileceğini ve kimlerin atayamayacağını,
• ithalatçı yükümlülüklerinin nasıl yönetildiğini,
• KKS süreçlerinde pratik iş akışlarını,
• ve sık karıştırılan Üçüncü Taraf Temsilciliği (TPR) kavramını net, madde madde ve uygulama odaklı şekilde açıklıyoruz.

---

1) KKDİK’te “Tek Temsilci (TT)” ne demektir?

Tek Temsilci, Türkiye dışında yerleşik bir üreticinin/formülatörün/eşya üreticisinin; Türkiye’de yerleşik bir gerçek/tüzel kişiyi, KKDİK kapsamında ithalatçıların yükümlülüklerini yürütmek üzere atamasıyla kurulan modeldir.

En kritik sonuç:

• Tek Temsilci atandığında, Tek Temsilci kapsamına alınan ithalatçıların “kayıt ettiren” rolü yerine, tedarik zincirinde alt kullanıcı rolüne geçmesi hedeflenir.
• Böylece birden fazla ithalatçıyla çalışılsa bile kayıt/uyum yönetimi “tek elden” kurgulanabilir.

Not (uyum yaklaşımı): Tek Temsilci “sadece dosya yükleyen” değil; tonaj, kapsam, ithalatçı listesi, veri zinciri ve denetlenebilir kayıt düzeni yöneten bir roldür.

---

2) Kimler Tek Temsilci atayabilir?

Uygulamada üç ana grup Tek Temsilci atayabilir:

1. Madde imal eden (kendi halinde / karışım içinde / eşya içinde Türkiye’ye ithal edilen madde)
2. Karışım hazırlayan (formülatör)
3. Eşya üreten (yükümlülük doğuyorsa)

Kimler atayamaz? (en sık hata)

• Dağıtıcılar (distributors) çoğu senaryoda Tek Temsilci atayamaz. Bu rol ayrımı yanlış yapılırsa, modelin temeli zayıflar ve süreç “uygun olmayan kurgu” riski taşır.

---

3) Tek Temsilci atanınca ithalatçı tarafında ne değişir?

Tek Temsilci modeli, ithalatçıların her biri için ayrı ayrı kayıt yükü doğmasını engellemek üzere kurgulanır.

Değişenler:

• Kayıt stratejisi ve dosya yönetimi Tek Temsilci tarafından yürütülür.
• İthalatçılar Tek Temsilci kapsamındaysa, kayıt yükümlülüğünün önemli kısmı Tek Temsilci çatısında yönetilir.

Değişmeyenler (ithalatçı/alt kullanıcı açısından):

• Ürünün güvenli kullanımına uyum (SDS/GBF’ye uygun kullanım),
• tedarik zinciri iletişimi,
• kendi proseslerindeki risk yönetimi gibi sorumluluklar tamamen ortadan kalkmaz.

---

4) Tek Temsilci’nin görevleri (pratik sorumluluk listesi)

Tek Temsilci’nin görevlerini 5 başlıkta düşün:

4.1 Kapsam ve portföy yönetimi

• Hangi maddeler için Tek Temsilci kapsamı var?
• Hangi karışımlarda hangi bileşenler kritik?
• Hangi eşyada hangi madde yükümlülük doğuruyor?

4.2 Tonaj ve ithalatçı listesi kontrolü

• Yıllık tonaj bandı sadece “toplam” değil; madde bazında “Türkiye’ye arz” perspektifiyle izlenir.
• İthalatçıların Tek Temsilci kapsamında doğru tanımlanması ve güncel tutulması gerekir.
• KKS dosyalarında ithalatçı bilgileri ve tedarikçi ilişkisi kurgusu, veri paylaşımı yaklaşımıyla birlikte tasarlanmalıdır.

4.3 Veri zinciri ve dosya (dossier) disiplini

• Kimlik bilgileri (madde tanımı), kullanım haritası, sınıflandırma/etiket, risk verisi, revizyon yönetimi
• Denetlenebilir “kanıt seti” yaklaşımı: karar notları, versiyon kontrolü, doküman akışı

4.4 Ortak kayıt ve veri paylaşımı (Data Sharing)

KKDİK’te kayıt sürecinin temelinde “ortak kayıt” ve “veri paylaşımı” mantığı vardır:

• Veri sahibiyle iletişim
• veri kullanım hakkı (LoA vb.) yönetimi
• maliyet paylaşımı ve adil ödeme prensipleri
• teknik uzlaşı (madde kapsamı/sınırları)

4.5 Sürekli uyum (change management)

• Tonaj artışı
• yeni ithalatçı eklenmesi
• yeni kullanım/uygulama alanı
• sınıflandırma değişikliği → SDS/GBF revizyonu
• üretim yeri/ham madde değişikliği gibi değişiklikler, Tek Temsilci tarafından “takvime bağlı” yönetilmelidir.

---

5) Tek Temsilci atama süreci (uygulama adımları)

Aşağıdaki 8 adımlık çerçeve, projelerde en hızlı çalışan modeldir:

1. Rol tespiti: Üretici mi? Formülatör mü? Eşya üreticisi mi?
2. Madde envanteri: CAS/EC, saflık, UVCB ise bileşen mantığı, karışım bileşenleri
3. Türkiye tonaj ve müşteri haritası: ithalatçı listesi + yıllık tonaj bandı
4. Kullanım haritası: müşterilerin kullanım koşulları ve sektörleri
5. Boşluk analizi: veri/kimlik/sınıflandırma/SDS/kanıt seti eksikleri
6. Tek Temsilci sözleşmesi: kapsam, gizlilik, değişiklik bildirimi, sorumluluk matrisi
7. KKS iş akışı: hesap/dosya disiplini + takip tabloları + kontrol listeleri
8. Ortak kayıt/veri paylaşımı planı: maliyet, takvim, veri erişimi, müzakere stratejisi

---

6) Üçüncü Taraf Temsilciliği (TPR) nedir? Tek Temsilci ile farkı ne?

En çok karıştırılan konu: TPR (Third Party Representative) ile Tek Temsilci aynı şey değildir.

TPR’nin amacı:

• Veri paylaşımı / ortak kayıt süreçlerinde şirket kimliğini (ticari stratejiyi) korumak,
• müzakereleri vekil üzerinden yürütmek,
• gerektiğinde birden fazla şirket adına “görünür” olmak.

Kritik fark:

• Tek Temsilci, Türkiye dışındaki üretici adına ithalatçı yükümlülüklerini yürütmek için atanır.
• TPR, veri paylaşımı/ortak kayıt müzakeresinde “temsil” eder; ancak hukuki sorumluluk, temsil edilen kayıt ettirende kalır.

Ne zaman TPR kullanılır?

• Konsorsiyum/veri paylaşımı görüşmelerinde ticari hassasiyet varsa,
• aynı pazarda rakiplerin kimliğinizi görmesini istemiyorsanız,
• teknik iletişim yoğun ama kurum içi kaynak sınırlıysa.

---

7) Sık yapılan hatalar (ve hızlı çözüm)

1. “Dağıtıcıyım, TT atadım” → Rol yanlışsa model kırılır.
   Çözüm: Önce rol/doğru taraf tespiti + sözleşme kapsamı düzeltmesi.

2. İthalatçı listesi güncel değil → tonaj ve kapsam sapar.
   Çözüm: Aylık/çeyreklik ithalatçı–tonaj mutabakatı.

3. Kullanımlar dosyada kapsanmıyor → müşterinin kullanımı “kapsam dışı” kalır.
   Çözüm: Kullanım haritası + kayıt stratejisi birlikte güncellensin.

4. Veri paylaşımı müzakeresi plansız → maliyet ve zaman patlar.
   Çözüm: Müzakere playbook’u + bütçe/takvim.

5. TPR ile TT karıştırılıyor → süreç yanlış kurgulanıyor.
   Çözüm: TPR’yi “gizlilik ve müzakere”, TT’yi “ithalatçı yükümlülüğü” ekseninde ayır.

---

8) Pier Compliance yaklaşımı (Tek Temsilci = süreç yönetimi)

Biz Tek Temsilci hizmetini “dosya gönderme” değil, pazar erişimi + kanıt zinciri + sürekli uyum projesi olarak kurarız.

Pier Compliance Tek Temsilci Hizmet Kapsamı

• Kapsam analizi: madde/karışım/eşya + Türkiye tonaj/kullanım haritası
• Tek Temsilci sözleşme paketi ve sorumluluk matrisi
• KKS iş akışı kurulumu ve takip tabloları (audit-ready disiplin)
• Ortak kayıt & veri paylaşımı stratejisi (maliyet ve takvim dahil)
• TPR opsiyonu: gizlilik ve müzakere yönetimi
• Sürekli uyum: değişiklik yönetimi + kontrol listeleri + durum raporu

Somut Çıktılar (Deliverables)

• Tek Temsilci Uyum Yol Haritası
• Madde portföy dosyası (CAS/EC/tonaj/kullanım)
• İthalatçı/alt kullanıcı yönetim paketi
• Veri paylaşımı müzakere seti (playbook + şablonlar)
• Audit-ready kanıt seti (revizyon, karar notları, doküman akışı)

---

Mini FAQ

Tek Temsilci atanınca ithalatçı tüm sorumluluktan çıkar mı?
Hayır. Kayıt/uyum yönetimi merkezileşir; ancak güvenli kullanım ve tedarik zinciri sorumlulukları devam eder.

Tek Temsilci ile TPR aynı anda kullanılabilir mi?
Evet. Tek Temsilci ithalatçı yükümlülüklerini yönetirken; TPR veri paylaşımı müzakerelerinde gizlilik sağlayabilir.

En kritik başarı faktörü nedir?
İthalatçı listesi + tonaj + kullanım haritasının canlı tutulması ve kanıt setinin denetlenebilir olması.

Hızlı başlamak için ilk 3 veri ne?
Madde listesi (CAS/EC), Türkiye yıllık tonaj bandı, kullanım(lar)/müşteri sektörleri.

Pier Compliance ile nasıl ilerleriz?
Önce kapsam & risk taraması, sonra yol haritası ve KKS/veri paylaşımı planı.

CTA: Tek Temsilci (TT) / TPR stratejinizi kurmak için bizimle iletişime geçin → /contact